Skoroszyty

Przygotowując dokumenty do archiwum, pracownik zdejmuje gumkę ze stosu kartek i spina je metalowym klipsem, który po chwili rozsypuje się w rękach. Gdy przychodzi czas kontroli, raporty są pomieszane, bo nie mają spójnego systemu porządkowania. W sekretariacie szkoły umowy uczniów są przechowywane w przypadkowych teczkach, co utrudnia ich odnalezienie. Skoroszyty pomagają uporządkować dokumenty w sposób czytelny i trwały.

Skoroszyt to teczka wyposażona w mechanizm mocujący kartki – metalowy wąs lub plastikowy grzbiet. Po przebiciu kartek dziurkaczem wkłada się je na wąsy, a następnie zabezpiecza dodatkowymi listwami, dzięki czemu dokumenty nie wypadają. Skoroszyty mogą mieć przezroczyste okładki przednie, które pozwalają na szybki podgląd zawartości, oraz kolorowe okładki tylne pomagające w segregacji. Istnieją także skoroszyty zawieszkowe, które można wieszać w szafach kartotekowych.

W biurach skoroszyty służą do przechowywania umów, ofert i faktur. W firmach prawniczych przechowuje się w nich akta spraw, bo pozwalają na łatwe dodawanie nowych dokumentów bez rozpinania całego pliku. W szkołach skoroszyty pomagają archiwizować prace uczniów, dokumenty rekrutacyjne i deklaracje. Dzięki nim każdy dokument ma swoje miejsce i jest chroniony przed zniszczeniem.

Wybór skoroszytu zależy od częstotliwości korzystania z dokumentów. Modele z grzbietem plastikowym są lekkie i tanie, ale mniej trwałe; metalowe mocowania są solidniejsze i pozwalają na wielokrotne otwieranie. Ważne jest również, aby skoroszyt miał odpowiednią pojemność i umożliwiał opisanie zawartości na etykiecie. Kolorowe okładki pozwalają na kodowanie projektów lub działów w firmie.

Dzięki skoroszytom archiwizacja staje się łatwa i przejrzysta. Chronią dokumenty, ułatwiają ich segregację i umożliwiają szybki dostęp do potrzebnych informacji. To prosty sposób na uporządkowanie papierów w każdym biurze i sekretariacie. Niektóre skoroszyty posiadają dodatkowe kieszenie na płyty CD i miejsca na notatki, dzięki czemu stają się przenośnym archiwum.